【思考】社内報告資料

こんにちは、UBEBAKO管理人です。

今日は業務効率化についてつらつらと書くことで、

「ここはこうした方が良いんじゃないか!!」という

グッドアイデアが生まれることを期待したいと思います。

目的は、日々の私の業務が楽になることです。

社内報告資料

業務内容は色々とありますが、今回は「社内報告資料」に

的を絞って考えていきます。

理由は、社外の報告資料は先方の希望等々でコントロールが難しいですが、

社内であれば自分の働きかけで比較的でコントロール可能な領域だからです。

プロジェクト管理ツールから転記

私の会社ではERP(もどき)システムを導入しており、

日々の作業工数をプロジェクトごとに入力することで

プロジェクト毎の売上や製造原価を把握可能な出来る仕組みが出来ています。

このデータを基に、社内報告用資料をExcelにて作成する流れです。

進捗が管理できない

日々の作業工数によって売上や、製造原価、利益率はわかるのですが、

「実際に作業どれくらい進んでるの?順調?」

といったことが、この仕組みだと判断できないので

別途報告資料をExcelにて作成し、報告する必要があります。

ERP(もどき)システムに進捗管理に関する入力メニューがあれば、

改めてExcel資料を作る手間が削減できるのですが、

話が大きくなりそうなので、別の案がないか考えてみます。

進捗管理ツールの共通認識

巷には便利な進捗管理ツールが色々と出ています。

これを利用するしかなですね!と言いたいところですが、

社内メンバー全員で共通認識が取れなければ、

社内の報告資料として存在感を表すことが難しいのが現状です。

事実、進捗管理ツールを使う環境はあるのですが、使っている人は少数派です。

古参の社員が業務管理メンバーなので、使い慣れたExcelベースでの

報告資料の方が見る時にもストレスが少ないのでしょう。

共通認識を取るためにどうするか

プロジェクト管理ツールと、現状のやり方を比較して

  • 理解しやすくなること(見やすくなること)
  • 担当者の負荷が軽くなること
  • ツールの習熟コストがかからないこと

以上を踏まえた上で、報告資料に少しずつプロジェクト管理ツールで

作成した資料を追加で織り交ぜることですかね。(地道な啓蒙活動)

ツールの習熟コスト

ベテラン社員はこれまでの訓練されたやり方で慣れているので

新しいツールの習熟コストがかかることを嫌う傾向にあると思います。

というか、Excelの自由度が高いことも要因ですね。

「細かいところに手が届くけど、ツールだと●●がだめだよ」と

よく聞く話です。

この点は、報告資料であれば、報告すべき内容を網羅していれば

対して問題にならないと個人的には思うので、

共通認識さえ取れてしまえば勝てる!(と思う)

まとめ

つらつらと書いたのでまとまりがない文章ですが、

ツールに頼った記載になってしまったのは思考がまだ浅かったなぁと…

現状の仕組みについて考えるところから始めるべきだった気がします。

「なぜ、この報告資料は必要なのか。」

「だれのための報告資料なのか。」(形式的になっていないか)

良いイシューをつかめるように、今後も気が向いたときに思考します。